Manuscrits et archives

Pour avoir une vision générale de nos fonds d’archives, l’accès par liste d’inventaires et par liste de producteurs est conseillé. Ces listes se trouvent dans le menu Inventaire. Des listes par type de fonds d’archives (institutionnel et fonds privés) sont également proposées.

Une liste de tous les documents numérisés est disponible dans le menu Archives numérisées.

La recherche dans les fonds d’archives peut se faire soit depuis la barre de recherche en haut à droite de la page d’accueil, soit depuis le formulaire de recherche situé dans le menu Recherche et consultation.

Lancer une requête dans cette barre de recherche équivaut à une recherche simple. L’opérateur booléen « ET » est paramétré par défaut. Tous les termes introduits sont donc recherchés dans l’ensemble des champs des inventaires, y compris dans les documents numérisés pour autant que la recherche plein texte y soit possible.

Le formulaire de recherche est composé de plusieurs champs et d’options d’affinage de la recherche.

Le champ Termes recherchés est l'équivalent de la barre de recherche de la page d’accueil avec l’option Tous les termes (opérateur « ET ») par défaut et la recherche du ou des termes dans tous les champs des inventaires.

b.1) Options à cocher

En dessous de ces champs, des options à cocher permettent de combiner des requêtes ou de les affiner :

• Au moins un des termes : signifie l’un ou l’autre des deux termes
• Expression exacte : signifie une suite de mots dans un ordre précis
• Proximité : signifie des termes de la requête, situés à 10 caractères de distance l'un de l'autre.

b.2) Facettes

Ensuite, trois des huit champs à facettes permettent de lancer une recherche dans des champs précis :

• Cote : signifie la cote attribuée au fonds, à la série, au document ou à la pièce
• Intitulé : signifie le « titre » donné au fonds, à la série, au document ou à la pièce
• Années : signifie l’année ou une tranche d’années

Les autres champs à facettes sont des champs d’index (voir plus bas le chapitre Recherche par index).

La particularité des champs à facettes est qu’il faut entrer les trois premières lettres du terme à rechercher (ou chiffres s’il s’agit d’une cote) pour que des facettes soient proposées en-dessous du champ. Il suffit ensuite de cliquer sur celle(s) qui convien(ent)t. La facette sélectionnée devient jaune et vient se placer en première position. Il est possible de déselectionner une facette en cliquant sur la croix affichée à droite.

b.3) Cases à cocher

Les cases à cocher figurant à la fin du formulaire de recherche permettent soit d’obtenir des résultats de recherche en fonction du lieu de consultation (Muséum d’histoire naturelle ou Musée d’histoire des sciences), soit de sélectionner Uniquement des documents numérisés.

b.4) Bouton Effacer

Enfin, le bouton « Effacer » du formulaire efface les termes introduits dans les champs de recherche.

La recherche par index n’est utile que pour un seul fonds d’archives : la Collection des manuscrits

Lorsque l’on veut avoir une vue d’ensemble des index ou que l’on cherche un nom de personne bien précis par exemple, la recherche dans les listes des index est recommandée. Les index se déclinent en sept catégories :

1. Personnes
2. Fonctions
3. Correspondants
4. Expéditeurs
5. Destinataires
6. Collectivités
7. Instruments scientifiques

Leurs listes se trouvent dans le menu Recherche et consultation, sous la rubrique Recherche dans les index). Un descriptif des sept catégories d’index est proposé dans la rubrique Recherche dans les Index.

Lorsque l’on veut combiner une requête avec un ou plusieurs termes d’index, la recherche via le formulaire de recherche s’impose.

Les champs à facettes dédiés aux index sont les suivants :

• Personnes
• Correspondants
• Expéditeurs
• Destinataires
• Collectivités

Lorsque l’on veut chercher un ou plusieurs termes dans l’inventaire d’un fonds d’archives donné, sélectionner l’inventaire dans la liste des inventaires dans le menu Inventaires.

Ensuite, cliquer sur Recherche dans les inventaires dans l’encadré bleuté à gauche de la page. Une barre de recherche apparaît.

On peut également réaliser une recherche en parcourant le plan de classement du fonds qui est affiché à gauche de la page. En cliquant sur une entrée ou série du plan de classement, toutes les notices qui sont liées hiérarchiquement à cette série s’affichent sur la page.

Si l’on souhaite afficher toutes les notices d’un inventaire, cliquer sur Toutes les notices en-dessus du plan de classement. Si on veut faire apparaître uniquement la notice descriptive du fonds, cliquer sur Lire la présentation du fonds.

Enfin, on peut repérer les documents numérisés grâce à la présence d’un pictogramme, un trombone, dans le plan de classement.

Chaque notice d’une liste de résultats de recherche présente deux pictogrammes :

• Liste à point : lien qui renvoie la notice dans son contexte, soit dans le plan de classement de l’inventaire
• Maillon : lien qui mène à une page de la notice avec une URL pérenne. Cette URL composée d'un identifiant ARK (Archival Resource Key), garantit de retrouver à tout moment la page où se trouve la notice. Il permet notamment de partager ses recherches avec d’autres utilisateurs.

La recherche multibases permet de lancer une recherche simultanée dans les inventaires et les documents numérisés de quatre institutions, à savoir les AVG, la BGE, l’IMV et notre institution, le MHNG (et MHS).

La recherche multibases est composée d’une recherche simple et d’une recherche avancée.

La recherche avancée comprend un certain nombre de champs qui lance des recherches dans les index, à savoir :

• Personnes
• Correspondants
• Expéditeurs
• Destinataires
• Collectivités
• Fonctions
• Sujet
• Lieux

Ces champs d’index ne sont utiles que pour faire des recherches dans les fonds de la BGE, de l’IMV et dans le fonds Collection des manuscrits du MHS. Les AVG n’ont pas d’index dans leurs inventaires.

Il est important de savoir que l’index Sujet est l’équivalent pour le MHNG à l’index Instruments scientifiques et que l’index Lieux n’est présent qu’à la BGE et l’IMV.

Les résultats de recherche s’affichent dans les onglets par institution en bas du formulaire. Le nombre d'entrées est limité à 20. S’il y en a plus, un signe « + » apparaît : 20+. Si l'on veut découvrir le reste des résultats, lorsqu’il y en a plus de 20, un lien vers le site de l’institution concernée se trouve en bas du formulaire, après la mention Plus de résultats.

Lorsqu’on clique sur une notice dans un des onglets, on est renvoyé sur le site de l’institution.

Enfin, le bouton Effacer du formulaire efface les termes introduits dans les champs de recherche.