Manuscrits et archives

Les index concernent uniquement le fonds Collections des manuscrits.

Ils se déclinent en 7 catégories :

• Personnes
• Correspondants
• Expéditeurs
• Destinataires
• Fonctions
• Collectivités
• Instruments scientifiques

Personnes

Cet index contient les noms des auteurs mais aussi ceux des personnalités marquantes qui
sont mentionnés dans les documents (personnes sujets).

Correspondants

Cet index permet de chercher le nom d'une personne à la fois dans les destinataires OU dans les expéditeurs, ce qui est très utile pour connaître toute la correspondance d'une personne donnée.

Expéditeurs

Cet index répertorie les noms des expéditeurs.

Destinataires

Cet index répertorie les noms des destinataires.

Règles d’indexation des noms de personnes

L’indexation des noms de personnes, que ce soient pour les index Personnes, Correspondants, Expéditeurs ou Destinataires est soumise à quelques règles :

• Les noms de personnes sont mentionnées dans l’ordre suivant : Nom, prénom (année de naissance (si connue) – année de décès (si connue)).
• Les personnes dont on ne connaît ni la date de naissance ni de décès, mais dont on trouve des indications sur leurs activités dans des bulletins ou autres documents montrant qu’il s’agit de personnes importante historiquement parlant, les noms de ces personnes sont indexées sans leurs dates de naissance et de mort.
• Les personnes dont on ne connaît ni la date de naissance ni de décès et dont on ne retrouve aucune trace de leurs activités, leurs noms et prénoms sont indiqués uniquement dans l’intitulé, sans être indexés.
• Enfin, les personnes non identifiées (prénom ou nom inconnu, initiales) ne sont pas indexées.

Fonctions

Cet index répertorie les fonctions des auteurs d’un document ou celles des personnes mentionnées dans le document (personnes-sujet).
La ou les fonctions d’une personne (auteur, expéditeur, destinataire et/ou sujet) est toujours en lien avec le contenu informationnel du document.
Par exemple, une lettre écrite par un médecin avec l’en-tête de l’Hôpital cantonal de Genève ; bien que cette personne ait exercé en parallèle la fonction de politicien, sa fonction indiquée dans l’index est "médecin-chef", fonction qu’il exerce, lors de la rédaction de la lettre.
Lorsque la fonction d’une personne est connue mais pas son identité, sa fonction est tout de même indexée.

Collectivités

On entend par collectivité toute organisation ou groupe de personnes ou d'organisations identifiés par un nom particulier et ayant une activité durable ou périodique : une association, une société, une fondation, un journal, une institution, ou une structure étatique par exemple.

Au même titre que les personnes, les collectivités sont indexées aussi bien en tant qu’auteurs, qu’en tant que sujets.

Instruments scientifiques

Cet index répertorie les objets et instruments scientifiques mentionnés dans un document.